Comment organiser avec succès un BBQ corporatif

Organiser un BBQ corporatif est une excellente manière de renforcer l'esprit d'équipe et de créer des souvenirs mémorables avec vos collègues. Cependant, pour que cet événement soit un succès, il est important de bien le planifier. Dans cet article, nous vous proposons des conseils pratiques pour organiser un BBQ corporatif réussi, tout en mettant de l’avant des articles promotionnels qui rendront votre événement inoubliable.

Sélectionner le lieu idéal

Choisir l'emplacement parfait pour votre BBQ est la première étape importante.

Proximité et accessibilité

Assurez-vous que le lieu est proche des bureaux de l'entreprise et facilement accessible pour tous les employés. Pensez à vérifier les options de transport et de stationnement disponibles. Un lieu accessible encourage une plus grande participation et garantira que tout le monde puisse profiter de la journée sans soucis logistiques.

Options en extérieur et en intérieur

Prévoyez un plan B en cas de mauvais temps. Un lieu offrant des options en intérieur et en extérieur garantit que l'événement pourra se dérouler sans accroc, quel que soit le climat. Cela montre votre capacité à anticiper et gérer les imprévus, tout en assurant le confort des invités.

Services disponibles

Vérifiez les services essentiels comme les toilettes, l'électricité, et des zones ombragées pour le confort des invités. Assurez-vous que les installations sont adéquates pour accueillir le nombre prévu d'invités et que les équipements nécessaires sont en place.

Idées de matériel promotionnel

Pour améliorer l'expérience des invités et promouvoir votre entreprise, envisagez d'utiliser les articles promotionnels suivants :

•  Tente promotionnelle avec le logo de l'entreprise pour abriter les invités;

•  Beach flag personnalisés pour signaler l'événement et améliorer la visibilité;

•  Chaise de camping pliante personnalisées pour le confort des invités

Faire les invitations

L'envoi d'invitations efficaces et attrayantes est essentiel pour garantir une forte participation à votre BBQ corporatif.

Envoyer des invitations attrayantes et efficaces

Le timing est important : envoyez les invitations suffisamment à l'avance pour que les invités puissent s'organiser. Les invitations doivent contenir toutes les informations nécessaires telles que la date, l'heure, le lieu, et les activités prévues.

Utilisation d'outils numériques

Utilisez des outils numériques pour les invitations, comme les emails ou les plateformes de gestion d'événements, afin de simplifier le processus de RSVP. Ces outils permettent également d'envoyer des rappels et de gérer les réponses plus facilement. Vous pourriez par exemple créer une page Web sur laquelle vos invités pourraient confirmer leur présence.

Personnalisation des invitations

Personnalisez vos invitations pour plus d'impact. Ajoutez des visuels attrayants et des informations claires sur l'événement. Une invitation bien conçue peut susciter l'enthousiasme et l'anticipation parmi les invités.

Idées de matériel promotionnel

Pour rendre vos invitations mémorables, utilisez des articles promotionnels tels que :

• Cartons d'invitation personnalisés avec le logo de l'entreprise et les détails de l'événement;

• Courriels de suivi avec des visuels accrocheurs et des rappels;

• Si vous visez une clientèle plus grande, le publipostage par Accroche-porte ou le médiaposte avec adresse pourraient être intéressant pour vous.

Préparer le plan de match

Un plan bien organisé est essentiel pour que votre BBQ corporatif se déroule sans accroc.

Organisation des prix de présence

Préparez des prix attractifs pour encourager la participation et récompenser les invités. Les prix doivent être à la fois utiles et représentatifs de l'esprit de l'entreprise. Offrir des prix de présence crée un sentiment d'excitation et de motivation parmi les participants. Cela montre également que l'entreprise apprécie et reconnaît l'engagement des employés. De plus, des prix bien choisis peuvent renforcer la cohésion d'équipe et stimuler l'esprit de compétition saine. Les prix doivent être variés pour plaire à tous les goûts et pratiques afin que les invités puissent les utiliser dans leur quotidien, rappelant ainsi constamment l'événement et l'entreprise.

Idées de matériel promotionnel

Voici quelques idées de prix de présence :

•  Ensemble à BBQ personnalisées avec le logo de l'entreprise;

•  T-Shirt et casquette aux couleurs de l'entreprise;

•  Bouteilles d'eau réutilisables avec branding;

•  Enceintes Bluetooth® avec le logo de l'entreprise;

•  Verres à vin ou verres à bière personnalisés;

•  Ensemble de BBQ avec tablier avec branding.

Planification des activités

Organisez des jeux de plein air, des concours, et des activités de team-building pour animer la journée. Ces activités peuvent aider à renforcer les liens entre collègues et à créer une atmosphère détendue et amusante. Les jeux et concours offrent une excellente opportunité pour les employés de se connaître en dehors du cadre professionnel, ce qui peut améliorer la communication et la collaboration au sein de l'équipe. Les activités de team-building, en particulier, sont conçues pour développer la confiance, l'entraide et l'esprit d'équipe. De plus, une journée bien remplie d'activités divertissantes peut réduire le stress et augmenter la satisfaction des employés, contribuant ainsi à une meilleure productivité à long terme.

Idées de matériel promotionnel

Pour les activités, envisagez d'utiliser des articles promotionnels tels que :

• Ballons de football personnalisés pour les jeux;

• Glacières pour les participants des activités;

• Serviette  de sport avec le logo de l'entreprise.

Musique et ambiance

Choisissez la musique avec soin : playlists, groupes en live, ou DJ. L'ambiance sonore est essentielle pour maintenir l'énergie de l'événement. Une bonne sélection musicale peut transformer l'atmosphère et assurer que tout le monde passe un bon moment.

Décoration

Choisissez un thème de décoration et rassemblez les matériaux nécessaires. La décoration joue un rôle clé dans l'ambiance générale et peut rendre l'événement visuellement attrayant et cohérent.

Idées de matériel décoratif

Pour la décoration, pensez à :

• Nappes et serviettes avec le logo de l'entreprise;

• Verres réutilisables avec le logo de l'entreprise;

• Dessous de verres et shaker à cocktail personnalisés.

Sélectionner et commander les repas et boissons

Le choix du menu et la gestion des commandes sont des aspects cruciaux de l'organisation de votre BBQ.

Choisir un menu adapté

Sélectionnez un menu qui satisfait tous les goûts et restrictions alimentaires. Pensez à inclure des options végétariennes et sans gluten pour accommoder tous les invités.

Commander la nourriture et les boissons

Décidez si vous souhaitez engager un traiteur ou préparer la nourriture vous-même. Assurez-vous de commander en quantités suffisantes pour éviter les pénuries. Prévoyez une variété de boissons, alcoolisées et non-alcoolisées, pour répondre à toutes les préférences.

Bien accueillir les invités le jour de l'événement

Un accueil chaleureux est essentiel pour que les invités se sentent les bienvenus dès leur arrivée.

Organisation des prix de présence

Distribuez les prix de présence de manière organisée pour maintenir l'intérêt des invités. Assurez-vous que les prix sont attrayants et bien présentés.

Distribution des prix aux activités

Assurez-vous que les prix pour les activités sont prêts et bien visibles pour motiver les participants. Une bonne organisation de la distribution des prix contribue à une atmosphère festive et compétitive.

Rôle des hôtes et hôtesses

Les hôtes et hôtesses doivent être accueillants et disponibles pour aider les invités. Ils jouent un rôle majeur dans la gestion de l'événement et la résolution des problèmes éventuels. Un bon accueil permet de donner le ton de la journée. Les premières impressions durent, et un accueil chaleureux peut faire toute la différence

Idées de matériel promotionnel

Pour un accueil mémorable, utilisez :

•  Sacs cadeaux avec des goodies promotionnels à l'entrée;

• Carnets et stylos avec le logo de l'entreprise pour les participants;

• Porte-clés avec branding pour une touche professionnelle.

Profiter de la journée

Une fois tout en place, il est temps de profiter de la journée et de s'assurer que tout le monde passe un bon moment.

Encourager les employés à se détendre et à profiter

Encouragez les employés à se détendre, participer aux activités, et profiter de la journée. Créez une ambiance relaxante et amusante où tout le monde se sent à l'aise.

Prenez des photos et des vidéos pour immortaliser les moments clés de l'événement. Cela permet de garder des souvenirs et de partager les meilleurs moments avec ceux qui n'ont pas pu assister. Planifiez une fin de journée qui laisse une impression durable. Un discours de clôture, des remerciements, et une dernière activité peuvent aider à conclure l'événement en beauté.

En suivant ces conseils, vous pouvez organiser un BBQ corporatif réussi qui renforce l'esprit d'équipe et crée des souvenirs durables. Une planification minutieuse et l'utilisation de matériel promotionnel adapté garantiront que votre événement soit à la fois mémorable et bénéfique pour la visibilité de votre entreprise. N'hésitez pas à partager vos expériences.

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